De fleste som selger på nett gjør den samme jobben to ganger. Ordren kommer inn i nettbutikken, og så taster noen den inn i regnskapet. Lagertallene stemmer aldri helt. Prisen er oppdatert ett sted, men ikke det andre. Det tar en time om dagen, og den timen er usynlig helt til noen slutter.
En integrasjon er rett og slett at to systemer snakker sammen automatisk, slik at det som skjer i nettbutikken også skjer i regnskapet – uten at et menneske skriver det av.
Hva en integrasjon er
Tripletex har et API: en dør inn der andre systemer kan hente og legge inn data, med en nøkkel bare du kontrollerer. Vi bygger en kobling som bruker den døra. Den kan lese produkter, opprette ordrer, oppdatere kunder og hente lagerstatus.
Det er ingen magi ute og går. Det handler om å bestemme presist hva som skal synkroniseres, hvilken vei det går, og hvor ofte.
De fire tingene som normalt synkroniseres
Produkter og priser. Varene ligger allerede i Tripletex med varenummer, navn, pris og mva-sats. Vi henter dem inn i butikken, så slipper du å vedlikeholde to kataloger. Bilder, beskrivelser og kategorier hører derimot hjemme i butikken – et regnskapssystem er ikke laget for salgstekst.
Lager. Butikken viser reell beholdning og trekker fra når noen kjøper. Det stopper den verste opplevelsen i netthandel: at kunden betaler for noe du ikke har.
Ordrer. Når en ordre er betalt, opprettes den i Tripletex som ordre eller faktura, med riktige varelinjer, frakt og mva. Kvittering til kunden og bilag til regnskapet, fra samme grunnlag.
Kunder. Ny kunde i butikken blir kunde i Tripletex, og gamle kunder kjennes igjen, så du slipper dubletter. Bedriftskunder kobler vi på organisasjonsnummer.
Bestem én eier per felt
Dette er det viktigste valget i hele prosjektet, og det tar ti minutter å ta.
For hvert felt: hvem eier det? Vårt vanlige oppsett er at Tripletex eier varenummer, innkjøpspris, utsalgspris, mva-sats og lager. Nettbutikken eier bilder, beskrivelser, kategorier, kampanjemerking og søkeord. Ordrer går én vei: fra butikk til Tripletex.
Har ingen felt to eiere, kan du heller ikke få konflikter. Lar du begge sider redigere pris, kommer det en dag der noen «retter» prisen i feil system, og en synkronisering som skriver over rettelsen igjen.
Der det pleier å floke seg
Varenummer som ikke stemmer. Halve katalogen mangler nummer, eller samme vare finnes i tre varianter med nesten like numre. Dette er 80 % av jobben i en typisk kobling, og den må gjøres uansett hvem som bygger.
Varianter. Størrelse og farge håndteres ulikt i butikk og regnskap. Vi må bestemme om hver variant er et eget produkt med eget varenummer – svaret er som regel ja.
Mva og frakt. Ulike satser i samme ordre, frakt som egen linje, salg til utlandet. Det må settes riktig én gang, og så prøves ut med ekte ordrer.
Retur og kreditnota. En ordre som går tilbake, må også gå tilbake i regnskapet, og lageret må opp igjen. Vi bygger det inn fra starten i stedet for å oppdage det i den første returuka.
Delvis levering og restordre. Selger du mye, kommer dette. Bestem tidlig hvordan det skal se ut for kunden.
Når det ikke svarer. API-er er nede iblant. En robust kobling legger ordren i kø og prøver igjen i stedet for å miste den. Og du skal ha en enkel logg der du ser hva som gikk gjennom og hva som feilet.
Slik pleier vi å gjøre det
Vi begynner med å se på varekartoteket ditt slik det faktisk er, ikke slik det burde vært. Så setter vi opp koblingen i et testmiljø og kjører noen ekte ordrer hele veien – kurv, betaling, ordre i Tripletex, kvittering, lagertrekk – og lar deg og regnskapsføreren se på resultatet før butikken åpner.
Deretter kjører vi en periode med lav risiko: butikken er åpen, men vi følger loggen tett de første ukene og retter det som dukker opp. Erfaringen vår er at overraskelsene kommer i uke to, ikke på åpningsdagen.
Hva du sitter igjen med
En vare legges inn ett sted. En pris endres ett sted. En ordre finnes ett sted. Og du bruker den timen på noe annet.
Det samme prinsippet gjelder kassa: har du varer både i butikk og på nett, kan PC Kasse kobles på samme måte, slik at butikk og nett deler lager i stedet for å krangle om det.
Vil du se hvordan en slik nettbutikk kunne sett ut for din bedrift, lager vi gjerne forsiden først – helt gratis.
